Plánování jako cesta k duševnímu klidu
Práce, škola a shon běžného dne. Co udělat, komu odepsat, co nakoupit, jak to bude zítra… Co dřív? Není divu, že se snadno cítíme zavaleni hromadou povinností a úkolů. A nejen to, ještě se k tomu může přidat neodbytný pocit, že to nezvládáme.
Jak se vyškrábat na vrchol té hromady? A ještě lépe, jak se tam udržet a snad jí i trochu upravit k obrazu svému? Nemusíte být zrovna odborník na duševní zdraví aby Vás napadl time management, práce s časem. Pouček o této disciplíně je celá řada. Rovněž se najdou zastánci názoru, že time management neexistuje. Údajně je to vše o tom, co chceme a co nechceme. Jakou tomu dáme prioritu. Když ponecháme filozofické a odborné úvahy stranou a zaměříme se praxi nalezneme tu to nejlepší z obou zmíněných táborů. A přidám i pár tipů z dalších oblastí osobní produktivity.
Proč má smysl se plánováním ve spojení s duševním klidem zabývat? Hned z několika důvodů:
pomáhá aktivně řešit problémy a tím zvyšuje Váš pocit schopnosti a kompetence
uvolňuje mentální prostor a tím zvyšuje psychický klid
plánování dodává pocit kontroly a tím zvyšuje psychický klid
Tipy a triky pro plánování
V této části vám představím několik tipů jak si poradit s plánováním času a činností během dne. Ne všechny budou vyhovovat všem, ale doufám, že si tu alespoň jeden, který vám pomůže najdete.
Nemůžeš změnit to, co neměříš
Otřepaná, ale užitečná poučka. Chcete začít plánovat času? První užitečný krok je udělat si snímek toho, jak to nyní u Vás vypadá. Kolik času trávíte určitou činností? Kde vznikají kolize? Na co Vám nezbývá čas? Není potřeba nějaká speciální technika. Stačí si udělat tabulku a zaznamenat do ní v kolik hodin děláte jakou činnost a jak dlouho vám zabere času. Využijte stopky na mobilu a už se hrnou data do tabulky. Tím získáte podrobný obrázek o tom, jak vypadá Váš den, ale také si budujete konkrétnější představu o reálně potřebné době k dokončení určité činnosti.
Plánování činnosti
Nyní vybaveni daty si zkuste načrtnout druhou tabulku. Měla by mít pole pro hodiny, plánovanou činnost, reálně vykonávanou činnost a menší okénko pro výkon, který jste u činnosti podali a druhé menší okénko pro potěšení, které Vám činnost přinesla.
Následně si do pole pro plánovanou činnost zkuste hodinu po hodině nebo v určitých časových úsecích rozplánovat celý den. Každá činnost se počítá. I odpočinek, polehávání na gauči, atd. Během dne mějte papír u sebe a do okénka reálné činnosti zaznamenávejte, co zrovna děláte. Nevadí, pokud nejedete přesně podle plánu. Zkuste i v číselném rozmezí od 1 do 4 (1 nejméně a 4 nejvíce) zaznačit jaký jste podávali výkon a jak velké Vám aktivita přinesla potěšení. Na konci dne se podívejte jak den vypadal a další si můžete po zkušenostech zkusit naplánovat trochu jinak.
Podívejte se z jakých aktivit se Váš den skládal. Jak Vás těšil? Jaký jste během něj podávali výkon? Smyslem není celý den makat jako šroub. Cílem je rovnováha. Váš plán by měl obsahovat aktivity, kde podáváte výkon, ale také aktivity, kde odpočíváte a relaxujete.
Tím, že budete sledovat nejen plán, ale i realitu a podávaný výkon můžete vysledovat, kdy máte svá produktivní okénka, kdy se nejlépe soustředíte a uděláte nejvíc práce a kdy máte energie méně a potřebujete lehčí činnost nebo si rovnou udělat čas na kávu. Zkuste si ušít den na míru a nenutit se do práce v době, kdy Vám opakovaně vychází, že to nejde. Uděláte tím míň práce, budete víc bojovat s prokrastinací a nebude Vás to bavit.
Pokud Vám vychází, že tam není čas na odpočinek, nebo že Vás žádná aktivita nebaví, nepřináší Vám potěšení, také to není úplně v pořádku a je vhodné si udělat pevný čas na to, co Vás těší a u čeho si odpočinete.
Kalendář a to do list
Seznam úkolů a kalendář. Když jsem během studia na vysoké škole pronikl do oblasti seberozvoje a osobní produktivity, toto byly první nástroje, na které jsem narazil. A popravdě to jsou nástroje, které využívám na denní bázi.
Papírový diář mi dlouho nevydržel. Nevyhovovalo mi ho stále nosit u sebe a ani forma zapisování mi neseděla. Nakonec jsem přešel na google kalendář a zůstal u něj. Navíc i v partnerství je nesporná výhoda společného sdíleného kalendáře, která umožňuje oběma stranám být na stejné vlně. Navíc má možnost upomínek a snadno se upravuje. Každopádně nejlepší kalendář je ten, který používáte. Ať už digitální nebo starý dobrý papírový.
U seznamu úkolů jsem šel opačným směrem. Začal jsem s digitálním seznamem a vystřídal jich celou řadu (Notion, Google úkoly, To Do, … ) až jsem nakonec skončil u papírového sešitu a zůstal u něj. Vyhovuje mi flexibilita pro tvorbu seznamu, psaní poznámek, rychlých náčrtů a možnost fyzického přeškrtnutí dokončeného úkolu. Pokud máte chuť si s přípravou sešitu opravdu vyhrát, mnoho užitečných tipů naleznete u příprav Bullet Journal.
K seznamu úkolů se váže několik šikovných tipů pro větší efektivitu, kterým jsem nakonec také musel dát za pravdu:
maximálně pět úkolů na den
nejlépe uvést alespoň dva úkoly, které Vás výrazně posunou v tom, k čemu se vážou
nepřenášet úkoly do dalšího dne, pokud to není nutné
rozdělit velké úkoly na menší konkrétní kroky
určit si přesnou dobu, kdy se jim budu věnovat
První věci na prvním místě, druhé na druhém místě
Priority a váha, kterou aktivitám a úkolům přiřazujete ovlivňuje, nakolik jsou pro Vás důležité a ideálně i v jakém pořadí se jimi budete zabývat. V návaznosti na předchozí část je vhodné zvážit, zda na určitou aktivitu opravdu nemáte čas nebo jste si jej neudělali protože to pro Vás nebyla dostatečná priorita. Šikovnou pomůckou při určování priorit je Eisenhowerův princip, který můžete vidět na obrázku níže. Pracuje jako s časovou rovinou, tak s rovinou priorit.
Eisenhowerův princip
Ne všechno je možné delegovat. Ať už z povahy úkolu nebo proto, že nemáme nikoho na koho by šlo danou položku převést. Nicméně například práce kolem domácnosti není málo a je zcela fér aby se na ní partneři podíleli co nejvíc rovnoměrně. Šikovnou pomůckou pro společný rozhovor a dělbu práce nabízí Audit domácnosti. Rozhodně stojí za vyzkoušení!
Pro inspiraci v tématu priorit z hlediska plánování, práce a dalších, vřele doporučuji díl podcastu The Ground Up Show: Setting Life Priorities:
Doufám, že Vám příspěvek pomohl na cestě k většímu klidu a kontrole nad svým dnem. Zákonitě se stane, že se od svých zvyků a plánů odchýlíme, důležité je se nenechat odradit a co nejdřív se vrátit zpátky. Pokud cítíte, že potřebujete někoho, kdo Vám s touto výzvou pomůže, ideální je obrátit se psychologa nebo na kouče. Pokud zvážíte mé služby, rád se s Vámi domluvím na termínu. Ať se Vám daří!
